Afgelopen oktober begon een adviesbureau met AI. Het managementteam besprak met AIAIAI de uitdagingen voor hun branche: de druk op tarieven, het werk dat niet tot de kern hoort, en grip houden op hoe AI binnen het kantoor wordt gebruikt. Nu draaien er 60 agents. Voor het einde van het jaar worden dat er meer dan 100. Het grootste deel is bedacht door de medewerkers zelf, niet door de directie of IT. Deze case study gaat over één agent met veel waarde: Peter, de offerte-expert.

Offertes schrijven kost veel tijd en levert lang niet altijd op

Een offerte schrijven is taai en tijdrovend werk. De uitkomst is onzeker. Het voelt als onbetaald werk. En er is bijna altijd een ervaren medewerker nodig om het voorstel goed te krijgen. Precies het soort werk dat blijft liggen en frustreert.

Peter schrijft offertes op basis van wat eerder werkte

Daarom bouwde het kantoor Peter. Een agent die offertes opstelt. Peter werkt niet vanaf nul. Hij gebruikt de informatie die er al is.

Peter gebruikt geslaagde offertes, prijslijsten en beschikbaarheid als vertrekpunt

Peter put uit de bronnen die het kantoor al heeft: geslaagde offertes, afgewezen offertes, afspraken die per e-mail zijn gemaakt, de prijslijst en de beschikbaarheid van medewerkers. Met die informatie schrijft hij een voorstel dat past bij de klant en bij wat eerder werkte.

Figuur 1: Peter stelt een verkoopvoorstel op.

Een tweede agent controleert het voorstel aan de richtlijnen

Is het voorstel klaar, dan deelt Peter het met Sylvia. Sylvia is een tweede agent. Zij toetst het document meteen aan de interne richtlijnen, als een digitale eindredactie. Zo controleren de agents elkaars werk voordat een medewerker het voorstel nakijkt en afrondt.

Agents bouw je zelf, zonder te programmeren.

Peter is niet door IT gemaakt. In AIAIAI bouwt een medewerker zelf een agent: geef hem een naam, duidelijke instructies en de juiste bronnen, en hij staat in een paar minuten klaar. Zo ontstonden bij dit kantoor 60 agents, bedacht door de mensen die het werk het beste kennen.

Bijna 4.000 uur per jaar bespaard, en het loopt nog op

De berekening is eenvoudig. Het kantoor schrijft ongeveer 100 offertes per jaar. Per offerte kost dat gemiddeld zo'n 50 uur. Samen bijna 5.000 uur per jaar. Peter is niet perfect, maar maakt een offerte nu al voor 80% af. De rest is controle en opmaak door een medewerker. Dat bespaart ongeveer 4.000 uur per jaar. Die 80% gaat deze zomer omhoog, zodra Peter ook de eigen sjablonen van het kantoor kan gebruiken.

De volgende stap: kijk wat een agent als Peter voor jouw kantoor doet

Benieuwd wat dit voor jouw kantoor betekent? Neem contact op.