Voor elk gesprek zoekt een salesmedewerker in vier systemen tegelijk

Een salesmedewerker belt een klant. Of hij gaat op bezoek. Daarvoor wil hij weten: wat hebben we afgesproken in het contract, wat is de serviceafspraak, hoe staat het er financieel voor en wat speelt er bij de klantenservice?

Dat klinkt als vier simpele vragen. Maar het zijn vier verschillende systemen.

Het contract staat in SharePoint. De e-mailhistorie zit in Outlook. De omzet en marge staan in het financieel systeem. De openstaande klachten en tickets staan bij het klantenserviceteam.

Elke vraag kost tijd. Elke keer opnieuw. En als je het niet doet, ga je onvoorbereid een gesprek in.

Onvoorbereid binnenlopen voelt onprofessioneel. Maar voorbereiden kost een half uur

Dit is de stille pijn van veel salesmedewerkers. Ze willen goed voorbereid zijn. Maar de informatie staat verspreid over systemen die niet met elkaar praten.

SharePoint heeft een eigen zoekfunctie, die lang niet altijd het juiste contract boven haalt. Outlook is een archief van honderden mails. Finance geeft pas antwoord als je de juiste persoon spreekt of het rapport zelf opent. En de klantenservice heeft zijn eigen systeem, met zijn eigen toegang.

Resultaat: veel salesmedewerkers bereiden zich half voor, of helemaal niet. Niet omdat ze het niet willen. Maar omdat het te veel tijd kost.

De agent weet alles over de klant en antwoordt in één zin

De oplossing is een agent die alle vier de systemen tegelijk kan lezen. De salesmedewerker stelt één vraag. De agent zoekt in SharePoint, Outlook, het financieel systeem en het ticketsysteem van klantenservice. En geeft een samenvattend antwoord.

Geen tabbladen wisselen. Geen collega's bellen. Geen rapporten openen.

De voorbereiding voor een klantgesprek duurt voortaan een paar minuten in plaats van een half uur.

De agent doorzoekt contracten en afspraken in SharePoint

De salesmedewerker vraagt: "Wat staat er in het contract met klant X over opzegtermijnen?" De agent zoekt in SharePoint en geeft het antwoord, inclusief het documentnummer en de datum van het contract.

De agent leest de e-mailhistorie in Outlook

Wat is er de afgelopen drie maanden besproken met deze klant? De agent zoekt door de mailwisseling en geeft een overzicht. Geen mailbox scrollen. Geen zoektermen onthouden.

De agent haalt omzet en marge op uit het financieel systeem

Wat heeft deze klant het afgelopen jaar besteed? Wat is de marge? De agent leest de gegevens rechtstreeks uit het financieel systeem en geeft een compact overzicht.

De agent toont openstaande tickets en signalen van klantenservice

Zijn er klachten? Openstaande vragen? Wat speelt er bij deze klant op dit moment? De agent leest de laatste tickets en geeft de salesmedewerker een eerlijk beeld voordat hij naar binnen loopt.

[OVER HET PLATFORM]

Met systeemkoppelingen leest de agent real-time in SharePoint, Outlook, je financieel systeem en je tickettool.

AIAIAI koppelt aan de systemen die je al gebruikt. De agent in deze case leest tegelijk in Microsoft 365, Outlook en het financieel systeem. Geen data hoeft te worden overgezet of gesynchroniseerd. De koppeling wordt eenmalig ingesteld. Daarna haalt de agent de informatie op het moment dat de medewerker ernaar vraagt.

Wat dit oplevert voor het salesteam

Salesmedewerkers gaan beter voorbereid elk gesprek in. Ze weten wat er speelt bij de klant, wat er financieel loopt en of er knelpunten zijn bij de klantenservice.

Dat maakt gesprekken concreter. En het voorkomt verrassingen.

Collega's bij finance en klantenservice worden minder gestoord voor vragen die de agent zelf kan beantwoorden. Zij houden meer tijd over voor werk dat hun aandacht echt vraagt.

Minder standaardwerk, meer tijd voor toegevoegde waarde

Een salesmedewerker die 20 minuten per dag minder kwijt is aan zoeken, wint per jaar meer dan 80 uur terug. Bij een team van 5 salesmedewerkers is dat ruim 400 uur. Meer dan 10 weken een extra sales rep!

De agent werkt ook onderweg

Via de mobiele app heeft de salesmedewerker toegang tot dezelfde agent. Op weg naar een klant, in de auto, in de wachtkamer. De voorbereiding hoeft niet op kantoor te gebeuren.

De volgende stap

Benieuwd wat dit doet voor jouw salesteam? Neem contact op.